Verwendung von Handbüchern und Leitfäden

UNTERNEHMENSDOKUMENTATION.
Unternehmen benötigen Handbücher und Leitfäden, um Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden, Aktionäre und alle anderen, die ein Interesse an ihrem Unternehmen haben, über Richtlinien, Verfahren und Vorschriften auf dem Laufenden zu halten. In einigen Fällen stellen diese Dokumente das Überleben des Unternehmens dar. In der heutigen prozessfreudigen Gesellschaft werden Unternehmen häufig zum Ziel von Klagen, die sie Millionen von Dollar kosten können. Einige dieser Prozesse, z. B. im Zusammenhang mit sexueller Belästigung und Produkthaftung, können vermieden werden, wenn die Unternehmen in ihren Handbüchern Erklärungen zu ihren Richtlinien in diesen Bereichen abgeben.

TECHNISCHE DOKUMENTATION.
Die zweite wichtige Dokumentationskategorie betrifft die Verwendung von Technologie. Ein Unternehmen, das beispielsweise Maschinen aller Art kauft, von Stanzmaschinen bis hin zu Computern, benötigt Handbücher, in denen den Mitarbeitern erklärt wird, wie die Geräte funktionieren, wann sie gewartet werden müssen, was zu tun ist, wenn sie ausfallen, und so weiter. Ebenso muss ein Unternehmen, das Software für seinen Betrieb erwirbt, Handbücher anschaffen, in denen die Funktionsweise der Software erläutert wird und die den Mitarbeitern Anweisungen zur Verwendung der Software geben. Fertigungsunternehmen benötigen eine umfangreiche Dokumentation, um mit den gesetzlichen Vorschriften, Sicherheitsstandards und anderen von den örtlichen Bundes- und Landesbehörden erlassenen Bestimmungen Schritt zu halten.

ANLEITUNGEN UND UNTERWEISUNGEN.
Handbücher und Bedienungsanleitungen werden auch in Schulungsprogrammen verwendet, oft in Form von Tutorials oder Anleitungen. Hier geht es nicht nur darum, einen Prozess oder ein Verfahren zu dokumentieren, sondern aktiv etwas zu lehren. Viele Richtlinien, insbesondere solche, die sich direkt auf den Mitarbeiter und das Unternehmen auswirken, können auch eine Nachschulung erfordern. Zu diesen Themen gehören z. B. Richtlinien zur sexuellen Belästigung und Verhaltenskodizes. Auch Computernutzer benötigen unter Umständen eine Schulung zu den verschiedenen Funktionen von Computerhardware und -software. Handbücher und Leitfäden sind daher integraler Bestandteil von internen Schulungsprogrammen. Die Anzahl und die Art der Dokumente, die zur Unterstützung der betrieblichen Abläufe eines Unternehmens benötigt werden, scheint unbegrenzt zu sein.

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