Eventlocation

Bei einer großen Eventlocation, darf auf keinen Fall die passende Ausstattung fehlen. Diese sollte nicht nur zur Veranstaltung passen, sondern auch zu einem stimmungsvollen Ambiente beitragen. Neben dem richtigen Rahmen, muss die Eventlocation auch ins Budget passen, damit dieses Ereignis auch in einer positiven Erinnerung bleibt.

Vor der eigentlichen Ausführung steht immer die Planung auf dem Programm, denn davon hängen in den meisten Fällen viele Dienstleistungen ab. Damit sich die Gäste richtig wohlfühlen, darf ein Catering nicht fehlen. Um sich erste Eindrücke einer Eventlocation zu holen, muss nicht immer eine Besichtigung anstehen, denn häufig können ansprechende Fotos und Beschreibungen schon einen genauen Einblick gewähren. Dabei lässt sich auch schnell klären, ob die Räumlichkeiten passen und genügend Personal zur Verfügung steht.

Bei einer Eventlocation stellt das Rahmenprogramm das eigentlich Kernstück dar, denn schließlich wollen die Teilnehmer eine sehr abwechslungsreiche und interessante Veranstaltung genießen. Das Rahmenprogramm sollte daher am besten noch vor der eigentlichen Location ausgewählt werden, denn häufig wird dafür Ausstattung und Material benötigt. Vor allen technisches Equipment ist in der heutigen Zeit unerlässlich, wenn zum Beispiel eine Bühne mit Licht und Sound bereitgestellt werden soll.
Die Größe der Eventlocation sollte immer von der Teilnehmerzahl abhängig sein, denn schließlich möchten sich die Gäste frei bewegen können. Hier muss das Konzept mit den jeweiligen Ansprüchen kombiniert werden. Gerade wenn die Veranstaltung in geschlossenen Räumen stattfindet, sollte ausreichend Bewegungsfreiheit vorhanden sein.

Bei einer Eventlocation kommt es zudem auf eine realistische Budgetplanung an, denn diese sollte nicht aus dem Ruder laufen. Bei Raummieten sollte dabei beachtet werden, dass diese meistens ohne Mobiliar und Bühne erfolgen. Zudem kommen noch „Nebenkosten“, wie zum Beispiel Personal- und Bewirtungskosten dazu. Auch das Thema Sicherheit darf bei einer Eventlocation nicht zu kurz kommen, denn schließlich muss sichergestellt sein, dass keinem der Gäste etwas passieren soll. Bei der Verpflegung der Kosten sind sogenannte Getränkepauschalen nicht immer hilfreich, denn dies kann schnell zu hohen Beträgen führen. Zudem werden bestimmte Getränke mit Aufschlägen berechnet. Eine Abrechnung nach Verbrauch ist oftmals realistischer und bietet sich vor allem bei größeren Veranstaltungen an. Auch das Thema Service stellt einen wichtigen Punkt beim Eventlocation dar. So darf zum Beispiel eine passende Dekoration in Form von Tisch- und Menükarten nicht fehlen. Zudem sollte für die Gäste ein Ansprechpartner jederzeit zur Verfügung stehen. Wenn die Gäste an ihren Plätzen bedient werden sollen, muss für ausreichend Servicepersonal gesorgt sein. Ansonsten können die Getränke, wie auch das Essen von den Gästen selbst abgeholt werden.

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